Event organizer merupakan jasa profesional yang bertugas membantu terlaksananya berbagai acara, baik formal maupun non-formal. Dalam menyelenggarakan acara, EO akan membuat konsep acara, run down, hingga susunan tim yang sudah berpengalaman untuk menanganinya.
Banyak alasan yang membuat yang memilih menggunakan jasa event organizer, salah satunya karena terlalu sibuk dengan aktivitas sehari-hari, sehingga tidak mungkin untuk mengurus suatu acara sendiri dengan baik.
Meski sempat ikut terkena dampak karena pandemi Covid-19, penyedia jasa event organizer sejatinya akan terus dibutuhkan. Pasalnya, event organizer tak hanya ditunjuk untuk menyelenggarakan acara besar saja. Event organizer juga sangat dibutuhkan oleh beberapa kantor yang sering mengadakan internal, termasuk meeting, outing, serah terima jabatan, perpisahan dan lain sebagainya.
Keberadaan Event Organizer inipun sudah cukup dikenal serta banyak dimanfaatkan oleh masyarakat. Ketika seseorang hendak membuat sebuah acara, namun tidak memiliki waktu dalam mengurus segala keperluannya dan minim sumber daya manusia, tentu akan lebih praktis jika menyerahkan kepada EO dalam mengorganisir acara tersebut.
Besarnya peluang event organizer, secara tidak langsung menyatakan kalau usaha ini juga menjanjikan keuntungan besar. Namun akan lebih baik jika dalam berbisnis event organizer, Anda memiliki modal, skill, dan pengetahuan yang mumpuni agar penyelenggaraannya dapat berjalan dengan baik.
Memulai bisnis event organizer membutuhkan banyak persiapan dan perhitungan. Pasalnya, memiliki event organizer tanggung jawabnya amatlah besar. Selain modal dari segi finansial, pastikan Anda juga melakukan tips-tips berikut ini terlebih dahulu:
1. Pertajam skill komunikasi
Skill komunikasi yang baik merupakan modal utama dalam menjalankan bisnis event organizer. Bagaimana tidak, Anda nantinya akan dihadapkan dengan banyak pihak mulai dari klien, vendor, hingga tamu undangan. Maka itu Anda dan tim harus pandai bernegosiasi dan bertutur kata secara profesional demi menarik kepercayaan berbagai pihak tadi. Seorang event organizer juga perlu mempersiapkan strategi komunikasi atas kemungkinan negatif yang mungkin terjadi seperti komplain dari customer.
2. Bentuk tim yang solid
Menjalankan event organizer tidak bisa dilakukan seorang diri atau tanpa bantuan orang lain. Dalam aktivitas usaha ini, Anda memerlukan tim yang solid dan profesional. Pilihlah orang-orang yang mau bekerja keras, cekatan, bisa diandalkan, dan kreatif. Tak perlu banyak merekrut, cukup sesuaikan dengan kapasitas acara saja.
3. Bangun relasi seluas mungkin
Kunci mendapatkan klien saat memiliki event organizer adalah dengan membangun relasi seluas mungkin. Diam saja atau mengandalkan pemasaran dari mulut ke mulut masih belum cukup. Coba hadiri acara-acara seperti exhibition, acara pernikahan, hiburan, dan acara-acara lainnya kemudian berkenalanlah dengan banyak orang di sana. Melalui perkenalan terhadap banyak orang, maka kemungkinan Anda mendapatkan klien akan semakin besar.
4. Handal mengatur segala hal
Saat menjadi event organizer, Anda perlu membuat buat perencanaan acara seputar waktu dan tempat, konsumsi, pihak yang terlibat, dan lain sebagainya. Pastikan perencanaan ini dibuat sangat detail. Ya, event organizer memang dituntut untuk handal mengatur segala aspek yang berkaitan dengan perhelatan acara. Misalnya dalam mengatur konsumsi, menentukan jenis menu dan jumlahnya saja tidak cukup. Perlu koordinasi juga mengenai cara penyajian, alur peserta untuk mendapat konsumsi, hingga ketahanan makanan, hingga warna tisu pun tak boleh luput dari perhatian.
5. Lakukan promosi
Terakhir, lakukan promosi secara online. Anda bisa memanfaatkan teknologi seperti ads pada aplikasi-aplikasi media sosial, yang umumnya menjangkau lebih banyak audiens. Buat materi promosi yang menarik, masukkan foto atau video terkait jenis event yang bisa ditangani. Demi menarik calon klien, di project-project awal ini Anda juga bisa mengadakan promo berupa discount atau freebies.